บริษัท เปาคลาวด์ จำกัด มีนโยบายในการทำ Paperless หรือการไม่ใช้กระดาษในการทำงาน มาโดยตลอดนับตั้งเเต่ก่อตั้งบริษัทขึ้นเมื่อปี 2563 ซึ่งการลดกระดาษนี้เป็นไปตามนโยบาย Go Green เพื่อลดการใช้กระดาษ และลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม รวมทั้งยังได้ประโยชน์จากการติดตามเอกสารได้อย่างสะดวกเเละรวดเร็วโดยใช้เพียงเเค่มือถือเครื่องเดียว ซึ่งเป็นไปตามนโยบาย Work from everywhere ของบริษัท และมีผลตามกฎหมายไม่ต่างจากการเซ็นต์ชื่อด้วยปากกาแบบเดิมๆ
นอกจากนี้ยังลดโอกาสจากการโดนปลอมเเปลงลายมือชื่อ หรือแก้ไขข้อมูลในเอกสาร เนื่องจากการใช้ Digital Certificate ในการ Sign เอกสารไม่สามารถปลอมเเปลงได้ง่าย โดยทางบริษัทเลือกใช้โปรแกรม DocuSign ที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล ในการออกเอกสารต่างๆจากบริษัท ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบเเจ้งหนี้ หรือใบสั่งซื้อ รวมถึงเอกสารภายในอื่นๆของบริษัท ยกเว้นใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงินซึ่งจำเป็นต้องใช้ระบบ eTax Invoice & eReceipt ตามข้อกำหนดจากกรมสรรพากร และ ใบวางบิล/ใบเเจ้งหนี้ที่ออกจากโปรเเกรม Flow Account สำหรับลูกค้าที่ใช้บริการ AWS Local Billing รายเดือน เนื่องจากการส่งเอกสารผ่าน Flow Account ยังไม่รองรับการ Sign ด้วย DocuSign แต่จะมีการปรับไปใช้โปรเเกรม DocuSign ทั้งหมดภายในปี 2567 ที่จะถึงนี้
เอกสารที่ถูก Sign ด้วย DocuSign จะมีเลข Envelope ID แสดงที่มุมบนด้านซ้ายของเอกสารเสมอ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
หากไม่พบเลข Envelope ID เเสดงตามตำเเหน่งนี้ อาจเป็นไปได้ว่า ลูกค้าเป็นผู้ใช้บริการ AWS Local Billing รายเดือน ซึ่งรับใบวางบิล/ใบเเจ้งหนี้ ผ่านระบบของ Flow Account หรือเอกสารถูกปลอมเเปลง ซึ่งสามารถติดต่อเข้ามายังบริษัท ผ่านทาง Email : support@paocloud.co.th เพื่อให้บริษัททำการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอีกครั้ง
นอกจากนี้ เอกสารที่ถูก Sign หรือลงลายมือชื่อด้วย DocuSign จะมีการใช้ Digital Certificate ในการ Sign ด้วย โดยสามารถใช้โปรเเกรม Adobe Acrobat Reader ในการตรวจสอบได้ ดังตัวอย่าง
หากลองสังเกต จะพบว่า ค่า Envelope ID ที่เเสดงบนโปรเเกรม Adobe Acrobat Reader จะต้องตรงกับค่าที่เเสดงในเอกสารมุมบนด้านซ้ายด้วย หากไม่ตรงกัน อาจหมายความว่าเอกสารนี้ไม่น่าเชื่อถือ อาจมีการโดนเเก้ไข เปลี่ยนเเปลง ขอให้ทำการติดต่อบริษัทเพื่อทำการตรวจสอบอย่างละเอียด
และการ Sign เอกสารทั้งหมด โปรเเกรม DocuSign จะทำการออกใบรับรอง หรือ Certificate Of Completion เพื่อเป็นหลักฐานว่า การ Sign เอกสารนั้นๆ เสร็จสมบูรณ์ เรียบร้อยเเล้ว โดยเอกสารฉบับนี้ ทางบริษัท ไม่ได้จัดส่งให้กับลูกค้า เเต่ลูกค้าสามารถร้องขอเอกสารนี้ได้ โดยเอกสารนี้ จะมีตัวอย่างดังภาพด้านล่าง
สำหรับรายละเอียดการจัดทำใบกำกับภาษี และ ใบเสร็จรับเงิน ด้วยระบบ eTax Invoice & eReceipt สามารถศึกษาได้จากลิ๊งดังต่อไปนี้
หากลูกค้ายังมีความจำเป็นต้องการใช้เอกสารแบบกระดาษ สามารถ Print เอกสารที่ส่งผ่านทาง Email หรือ Platform อื่นๆได้เลย โดยไม่จำเป็นต้องร้องขอเอกสารที่เป็นกระดาษมายังบริษัท